Esternalizzazione e gestione archivi

Descrizione

Negli ultimi anni è sempre più complesso e difficile trovare all´interno degli archivi comunali lo spazio necessario per la corretta conservazione del patrimonio documentale prodotto e ricevuto dai Comuni nel corso dell´espletamento delle loro attività istituzionali.
In termini generali si è riscontrato che i Comuni sono portatori delle seguenti esigenze:
o recupero dello spazio fisico
o riduzione dei costi per l´archiviazione
o sicurezza della conservazione
o rapidità di ricerca e consultazione.

L´ESTERNALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI COME SOLUZIONE
Tali esigenze hanno portato alla consapevolezza di intervenire anche sull´aspetto logistico degli archivi, cui consegue la decisione strategica di affidarli in outsourcing.
L´outsourcing archivistico ha infatti come obiettivo sostanziale quello di garantire un maggiore livello di efficienza e qualità del servizio di organizzazione e gestione degli archivi, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti, livelli che non sempre il soggetto titolare è in grado di sostenere.

Caratteristiche tecniche

Myo, in collaborazione con Indicom, offre agli Enti Locali il servizio di esternalizzazione e gestione dell´archivio cartaceo per risolvere in maniera organica e definitiva l´emergenza logistica e gestionale in cui versano numerosissimi archivi comunali italiani, stante la carenza di adeguati spazi a disposizione per il proprio patrimonio archivistico.
Il servizio di outsourcing archivistico si articola nelle seguenti attività:
- Sopralluogo per la formulazione del preventivo
- Definizione del progetto e invio alla Soprintendenza per l´approvazione
- Individuazione dei documenti da scartare e invio dell´elenco di scarto alla Soprintendenza per l´approvazione
- Classificazione del contenuto dell´archivio e schedatura dei faldoni da trasferire.
- Inscatolamento dei faldoni e trasporto al deposito
- Evasione delle richieste di consultazione entro 24 h, mettendo a disposizione dell´Ente i documenti in originale, sul portale web di Indicom, via email o via fax.
- Selezione e macero della documentazione ormai priva di valore giuridico/amministrativo e per la quale non sussista più alcun interesse di tipo storico/culturale con periodicità annuale, previa autorizzazione della Soprintendenza.

VANTAGGI PER IL CLIENTE
o Efficienza ed economicità amministrativa, mediante la riconversione ad altre mansioni del personale attualmente addetto alla gestione dell´archivio
o Destinazione ad altre finalità dei locali adibiti ad archivio
o Risoluzione definitiva della carenza di spazi per l´archivio
o Eliminazione dei costi interni necessari all´adeguamento e all´agibilità dei locali adibiti ad archivio
o Fruizione immediata dei capitali altrimenti destinati alla costruzione/riconversione di locali adibiti ad archivio
o Controllo dei costi, tenuti costantemente sotto controllo e sempre proporzionali allo spazio effettivamente occupato