SOFTWARE ARCHIVIAZIONE CONTRATTI

Amministrazione
Codice: 092058
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Disponibile anche in versione
Multi Utenza
 

Destinatari
Segretari comunali e Responsabili uffici contratti di Comuni, Unioni di comuni, Centrali di committenza e Province.
 
 

Descrizione
Il D.L. n. 179/2012 (decreto sviluppo-bis), convertito nella L. n. 221/2012, ha modificato l´art. 11, comma 13 del Codice dei contratti pubblici introducendo l´obbligatorietà della modalità elettronica e non cartacea almeno per i contratti stipulati per atto pubblico notarile o in forma pubblica amministrativa con l´intervento dell´ufficiale rogante pubblico, che nel caso degli enti locali è il Segretario. L´art. 6 del D.L. 23 dicembre 2013, n. 145, sostituendo il comma 4 dell´art. 6 del D.L. n. 179/2012, ha fatto slittare l´entrata in vigore delle disposizioni dettate dal comma 13 dell´art. 11 del Codice dei contratti rispettivamente al 30 giugno 2014 per la modalità elettronica degli atti pubblici e al 1 gennaio 2015 per le scritture private.

Pertanto, dal 1 LUGLIO 2014, tutte le pubbliche amministrazioni DOVRANNO stipulare TUTTI i contratti pubblici in formato elettronico.
L'obbligo di cui sopra, dal 01.01.2015, sarà esteso anche a TUTTE le scritture private.
TUTTE le pubbliche amministrazioni avranno quindi la NECESSITA´ di attivarsi per definire modalità sicure per la CONSERVAZIONE dei file contenenti i contratti stipulati in modalità elettronica.

Inoltre, il D.Lgs. n. 82/2005 prescrive che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, l'integrità del documento, la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari, nonché il rispetto delle misure di sicurezza.
 
 

Caratteristiche tecniche
EDK ha sviluppato una soluzione software completa che sulla base di quanto previsto dall´art. 11, comma 13, del D.Lgs. n. 63/2006 ed in attuazione alla determinazione n. 1/2013 dell´AVCP, agevola e gestisce la conservazione e la ricerca delle scritture private (negozi giuridici soggetti a registrazione solo in caso di uso) e degli atti pubblici/scritture private autenticate (negozi giuridici soggetti a registrazione in termine fisso ).
In particolare, il software Gestione del contratto elettronico,
gestisce:
> gli appalti stipulati in forma di scrittura privata catalogati cronologicamente per anno;
> gli appalti stipulati in forma di scrittura privata autenticata o in atto pubblico (soggetti a repertoriazione cartacea) conservati con numero di repertorio;
> le convenzioni stipulate ai sensi dell´art. 15 legge n. 241/1990.

conserva ed archivia:
> il testo del contratto in originale;
> gli allegati (per i lavori pubblici il capitolato speciale e l´elenco prezzi unitari ex art. 137 del D.P.R. n. 207/2010 e per tutti gli appalti per cui è necessario, il DUVRI ex art. 26, comma 3, D.Lgs. n. 81/2008);
> gli estremi di annotazione della registrazione del contratto.
> prevede tre diversi poteri di accesso con relativa password:
> il RUP può caricare i dati e i documenti contrattuali;
> il Responsabile di area/Dirigente può oltre che caricare anche modificare i dati;
> il Segretario per gli atti repertoriati ha ogni potere di incisione sui dati.

mette a disposizione:
> un modulo per firmare elettronicamente i documenti (richiede che l´utente sia fornito del kit per la firma elettronica compatibile con lo standard PKCS#11 oppure CryptoAPI) direttamente dal software evitando così di ricorrere a procedure esterne che possono risultare tediose per l´utilizzatore;
> la definizione degli uffici e delle aree dell´ente ed i relativi responsabili;
> la creazione di profili utente con la possibilità di associare ad essi le operazioni che è possibile oppure non è possibile eseguire;
> il tracciato storico di tutte le operazioni eseguite.
> calcolo automatico delle imposte contrattuali;
> la modulistica ai fini della registrazione presso l´Agenzia delle Entrate (Modello69-ModelloRRI)
>modello F23 per il pagamento dei tributi dovuti;
> file XML (UNIMOD) già pronto da trasmettere all´agenzia delle Entrate sul portale Sister.
Caratteristica essenziale del software: i files caricati (comprese le scansioni da versioni cartacee) vengono archiviati in un database dedicato a cui non è possibile accedere direttamente in quanto i documenti sono protetti e codificati; la consultazione sarà possibile, se autorizzati, tramite caricamento sul proprio computer di una copia del documento che consente la visualizzazione del testo del contratto e di tutti gli allegati presenti.
Vista la costante evoluzione della normativa in materia, il software è predisposto per ricevere futuri aggiornamenti, i quali manterranno intatti tutti i dati e i documenti precedentemente caricati dagli operatori.
Il software prevede la modalità di accesso client/server per l´utilizzo concomitante da parte di più utenti (previa autenticazione).
Il salvataggio dei dati è garantito da una utility che permette di eseguire semplicemente il backup dei dati. Opzionalmente è possibile attivare un modulo per il salvataggio dei dati su "cloud" per il recupero degli stessi anche in caso di eventi accidentali quali furto, guasto, incendio, ecc..