Digitalizzazione Documentale

AMMINISTRAZIONE

Codice: 0C2925

Destinatari:
Ufficio tecnico
Servizi demografici
Amministratori

Descrizione

Durante tutti questi mesi e in linea con il contesto internazionale, abbiamo visto come la PA stia vivendo un processo di trasformazione e innovazione dei servizi ai cittadini in un´ottica di semplificazione, attraverso l´utilizzo di tecnologie digitali. Solo attraverso la digitalizzazione delle informazioni contenute sui documenti cartacei sarà possibile affrontare il rinnovamento digitale, accorciare le distanze tra Pubblica Amministrazione e il cittadino e facilitare l´accesso ai servizi. I processi di gestione cartacea dei documenti all´interno dei Comuni sono spesso ancora caratterizzati da:
o costi eccessivi
o tempi di ricerca elevati
o difficoltà di condivisione e archiviazione
o facilità di errori, smarrimenti, perdite
o basso livello di sicurezza dei dati

Convertire quindi in format digitale l´archivio cartaceo è diventata attività necessaria ed inderogabile sia alla luce dei recenti sviluppi normativi, sia nell´ottica di una razionalizzazione della tempistica nell´erogazione dei servizi al cittadino e non da meno per un´ipotetica gestione dell´attività in smart working. E per avere un´informazione protetta, sempre disponibile e condivisa.

PERCHÉ DIGITALIZZARE?
Grazie alla digitalizzazione documentale sarà possibile superare la gestione cartacea accedendo ad un sistema di gestione documentale in cui ricercare, consultare, scaricare e condividere i documenti in modo rapido, efficace e sicuro da qualunque luogo ed in qualsiasi momento.

Caratteristiche tecniche

IL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE
Il servizio di digitalizzazione progettato da MyO prevede le seguenti attività:
o ritiro e imballaggio dei documenti presso i locali del Comune;
o trasporto dei documenti presso una delle sedi operative di nostro partner (certificate ISO:27001 e ISO:9001);
o preparazione dei documenti alla scansione;
o acquisizione ottica dei documenti;
o indicizzazione;
o imballaggio, riconsegna delle pratiche e/o riposizionamento nell´archivio del Comune
o pubblicazione dei documenti per la consultazione sui sistemi del Cliente o su una specifica piattaforma documentale denominata CERTdoc data center certificato AGID - ISO:27001 o a seconda delle esigenze del Cliente, riconsegna dei documenti lavorati o custodia presso depositi a norma

QUALI DOCUMENTI DIGITALIZZARE?
Myo offre un servizio completo di digitalizzazione dei documenti dell´ufficio Anagrafe/Stato civile e dell´Ufficio Tecnico.

Le categorie documentali di cui si propone la digitalizzazione sono:

UFFICIO ANAGRAFE
o Cartellini d´identità
o Schede individuali AP/5
o Schede di famiglia AP/6
o Registri di stato civile

UFFICIO TECNICO
o Pratiche edilizie



I VANTAGGI PER l´ENTE
Il processo illustrato consentirà all´Ente di trasformare l´intero patrimonio attualmente in formato cartaceo in versione digitalizzata.

Tra i principali vantaggi per il Comune e per i cittadini:
o velocità di reperimento delle pratiche;
o backup sicuro garanzia di sicurezza dei dati salvati su data center certificati
o continua disponibilità dei dati (i data center sono strutturati in regime di business continuity e disaster recovery certificato ISO:27001);
o possibilità di accedere ai documenti contenuti nelle pratiche anche da sedi diverse da quella comunale (funzionari a scavalco su più Enti, dipendenti in smart working, piattaforme web per dialogare con tecnici e cittadini, ecc.);
o adeguamento alle nuove tecnologie per la P.A.
o sicurezza documenti cartacei: la documentazione trattata risiede in sedi operative certificate ISO:27001 e ISO:9001 a garanzia della sicurezza, tracciabilità e riservatezza