La gestione documentale

AMMINISTRAZIONE

Codice: SEA03

Destinatari: Ufficio segreteria - Direttore generale - Segretari comunali

Descrizione

Il 7 giugno 2021 è la scadenza fissata da Agid in merito all´osservanza e all´applicazione delle "linee guida sulla formazione e gestione e conservazione dei documenti informatici".
L´AgID definisce: la gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione. Le linee guida hanno un valore legale, cioè sono pienamente azionabili davanti al giudice amministrativo in caso di violazione.

Un documento viene creato, scambiato, reso disponibile e infine conservato.
Tutto questo, per essere gestito nella maniera corretta, deve prevedere procedure che definiscano in maniera precisa le modalità di: creazione dei documenti, condivisione dei documenti, conservazione dei documenti.
La gestione documentale per svolgere questi tre grandi compiti, necessità della nomina di un responsabile della gestione documentale e della redazione o/e revisione del manuale per la gestione documentale.


Caratteristiche tecniche

Il supporto è organizzato in due fasi.

1- La gestione documentale dopo la pubblicazione delle Linee Guida AGID sulla formazione, la gestione e la conservazione del documento informatico a cura del dott. Michele Vianello così strutturato:

Corso rivolto al singolo ente di minimo 3 ore sui temi:
o Cosa c'é da sapere e cosa succede il 7 giugno 2021.
o Cosa cambia nei sistemi di protocollazione
o L'obbligo di fascicolare digitalmente. Come utilizzare efficacemente i vostri sistemi gestionali.
o L'adozione del titolario ANCI
o La trasmissione dei documenti informatici e la conservazione a norma.

Attività di check sullo stato dell'arte dell'Ente


2 - Manuale di gestione documentale a cura della dott.ssa Antonella Deiana così strutturato:
o Redazione del manuale di gestione - 15 ore, con coinvolgimento dell´amministrazione, ed in particolare del responsabile dei flussi documentali, partendo da una check list;
o Popolamento degli allegati - sempre in collaborazione degli uffici o in alternativa descrizione di allegati standard;
o Verifiche preliminari circa l´attuale verifica dell´utilizzo dei fascicoli digitali;
o Alla fine - corso aperto all´amministrazione di 3 ore sull´adozione del nuovo manuale di gestione;
o Verifiche annuali sulla creazione di fascicoli implementazione e chiusura degli stessi. In assenza di gravi difformità che saranno poi verificate con l´ente;
o Attività annuale - verifica ed adeguamento alle nuove normative e aggiornamento costante del manuale e dei suoi allegati.



Metodologia
Il professionista realizzerà questo supporto a distanza in via telematica (mail e contatto telefonico).



Tutor
Michele Vianello

Consulente e formatore per gli Enti Pubblici per facilitare la trasformazione.

Antonella Deiana
Docente e consulente Enti locali, esperta di gestione documentale, processi.


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