Digitalizzazione documenti

Codice: ARCH02
 

Destinatari
Ufficio segreteria - Affari generali - Servizi demografici - Edilizia privata
 
 

Descrizione
L´ESIGENZA DEGLI ENTI
I processi di gestione cartacea dei documenti all´interno dei Comuni sono ancora caratterizzati da:
- eccessiva onerosità
- tempi di ricerca elevati
- difficoltà di condivisione e archiviazione
- facilità di errori, smarrimenti, perdite
Risulta pertanto necessario convertire l´archivio cartaceo in un archivio digitale per avere un´informazione sempre disponibile e condivisa.

PERCHÉ DIGITALIZZARE?
Per superare la gestione cartacea e le sue inefficienze accedendo ad un sistema di gestione documentale in cui ricercare, consultare, scaricare e condividere le immagini dei documenti in modo rapido, efficace e sicuro.

QUALI DOCUMENTI DIGITALIZZARE?
Myo offre un servizio completo di digitalizzazione dei documenti dell´ufficio Anagrafe/Stato civile e dell´Ufficio Tecnico.

Le categorie documentali di cui si propone la digitalizzazione sono:
UFFICIO ANAGRAFE
o Cartellini d´identità
o Schede individuali AP/5
o Schede di famiglia AP/6
o Registri di stato civile

UFFICIO TECNICO
o Pratiche edilizie

IL SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE
Il servizio di digitalizzazione progettato da Myo prevede le seguenti attività:
o Ritiro dei documenti presso il Cliente
o Preparazione dei documenti e scansione ad alta risoluzione
o Indicizzazione dei documenti e validazione
o Controlli e report periodici delle attività effettuate
o Pubblicazione delle immagini per la consultazione sul sistema gestionale o via web
o Riconsegna al Cliente dei documenti lavorati

VANTAGGI DI UNA GESTIONE DOCUMENTALE EFFICIENTE
o Ricercare e consultare rapidamente i documenti digitalizzati anche da mobile.
o Possibilità di creare regole e classificazioni dinamiche personalizzabili in base alle esigenze dell´Ente.
o I documenti risiedono in una struttura centralizzata sicura e sono accessibili da più stazioni di lavoro solo dagli utenti autorizzati.

VANTAGGI PER L´ENTE
o Abbattimento dei costi di gestione legati ai documenti: i tempi di consultazione vengono abbattuti almeno del 80%, riducendo l´attesa del cittadino di molti giorni.
o Il solo inserimento di nome, cognome e data di nascita permette di avviare la ricerca negli archivi restituendo tutta la documentazione relativa al soggetto cercato.
o Miglioramento del servizio al cittadino: abbattimento dei tempi di espletamento della pratica grazie all'acquisizione dei documenti direttamente allo sportello grazie alla loro ricerca in tempo reale sul programma gestionale. Niente più spostamento fisico dell'operatore per fare fotocopie o per ricercare i fascicoli cartacei.
o Possibilità di rendere disponibili in via telematica i documenti ad altre pubbliche amministrazioni (Comuni, Questure, Prefetture, Ambasciate , Consolati, etc) per l´espletamento di altri procedimenti.
o Inalterabilità dei documenti
o Riduzione degli spazi dedicati all´archivio.
PER MAGGIORI INFORMAZIONI CONTATTA IL TUO AGENTE DI ZONA